Ana · Inbound y voz
Agenda y recordatorios
Cómo Ana consulta disponibilidad, crea reuniones con enlace de videollamada, envía recordatorios y maneja reagendamientos e inasistencias.
Agendar es el resultado más común de Ana. Lo hace con la disponibilidad real de tu equipo, nunca con horarios inventados, y deja la reunión creada en el calendario con todos los datos de la conversación.
#Calendarios
| Calendario | Estado |
|---|---|
| Google Calendar | Disponible Consulta la disponibilidad y crea el evento con enlace de Google Meet. |
| Microsoft Outlook / 365 | Configurable Se conecta en la implementación con permisos de calendario de Microsoft. |
| Calendly u otra herramienta | Configurable Si tu equipo ya agenda con una herramienta, Ana puede usar sus horarios. |
#Cómo agenda
Detecta la intención
Si la persona pide reunión, demo o precio, Ana pasa a agendar en vez de seguir preguntando.Propone horarios reales
Ofrece dos o tres opciones cercanas según la disponibilidad del anfitrión, en la zona horaria de la persona.Confirma los datos
Nombre, correo y, si aplica, empresa o motivo. En voz, el correo se confirma por un canal escrito o se usa el que ya está en el CRM.Crea la reunión
El evento queda en el calendario del anfitrión con enlace de videollamada, la invitación al cliente y un resumen de la conversación.
#Tipos de reunión y anfitriones
- Tipos: por ejemplo, “Evaluación 30 min” o “Visita a sala de ventas 45 min”, cada uno con su duración y su margen entre reuniones.
- Anfitriones: una persona fija, una rotación entre ejecutivos o según la zona o el producto.
- Anticipación: cuánto antes como mínimo se puede agendar y hasta cuántos días hacia adelante.
#Recordatorios
Las inasistencias cuestan caro: un bloque vacío en la agenda de un médico o de un ejecutivo no se recupera. Ana puede:
- Enviar un recordatorio el día anterior y otro unas horas antes, por el canal que la persona usó.
- Llamar 24 horas antes para confirmar y, si la persona no puede, reagendar en la misma llamada.
- Liberar el cupo cuando alguien cancela y ofrecerlo a quien esté en lista de espera.
#Reagendar, cancelar e inasistencias
- Reagendar: si la persona responde al recordatorio que no puede, Ana propone nuevos horarios y actualiza el evento.
- Cancelar: el evento se cancela y el anfitrión recibe el aviso.
- Inasistencia: tu equipo la marca y Ana puede escribir para ofrecer una nueva hora, según lo que definas.
#Prueba la agenda
La sección de agenda de guren.cl usa este mismo flujo: horarios reales y reunión creada en Google Calendar con enlace de Google Meet.